چگونه خوش صحبت باشیم؟ 9 راه برای تقویت مکالمه

مهارت­های مکالمه به عنوان مهارت­هایی شناخته می­شوند که برای برقراری یک ارتباط عالی با شخص یا گروهی از افراد به آن­ها نیارمندیم. عموما این گونه ارتباطات به صورت غیر رسمی هستند اما اگر حالت رسمی به خود بگیرند تبدیل به مباحثه کاری می­شوند.

توضیح: مکالمه عبارت است از برقراری ارتباط با یک یا چند نفر دیگر. بنابراین مهارت­های مکالمه مهارت­هایی هستند که برقراری ارتباط را تسهیل می‌­کنند. در گذشته انواع حالت­های ممکن برای برقراری ارتباط عبارت بود از مکالمه حضوری و گاهی ارسال نامه و یا ایمیل ولی امروزه با پیشرفت تکنولوژی راه­های برقراری ارتباطات نیز افزایش پیدا کرده است و استفاده از تلفن­های همراه هوشمند، دسترس‌­پذیری افراد را افزایش داده است.

با پیشرفت ابزارهای ارتباطات جمعی، دیگر جهان کوچکتر شده است و مردم به هم نزدیک تر شده­‌اند. این گونه مکالمات با گسترش استفاده از اینترنت افزایش پیدا کرده است. پیام­رسانی، تماس تلفنی، ایمیل، پیام رسان­های فوری و کنفرانس­های ویدیویی حالت­های مختلف برقراری ارتباط در حال حاضر هستند.

با توجه به نیت گوینده و پیامی که قصد انتقال آن را داریم، از حالت­های مختلف برقراری ارتباطات استفاده می­شود. به عنوان مثال، اگر مکالمه­‌ی ما مکالمه‌­ای کوتاه و غیررسمی باشد استفاده از تماس تلفنی و یا ارسال پیامک یک روش مناسب است اما اگر یک صحبت طولانی است، بهتر است از تماس ویدیویی یا حتی ارسال یک نامه الکترونیکی استفاده شود.

مهارت برقراری ارتباط یک مهارت اکتسابی است. با این حال افرادی هستند که از بدو تولد این مهارت را در خود دارند و ممکن است افرادی کمتر از این مهارت برخوردار باشند. در هر صورت نباید تمرکز بر، هدف از برقراری ارتباط فراموش گردد.

ضرورت یادگیری مهارت­های گفتگو

هنر برقراری ارتباط در همه جا ضروری است، مخصوصا در کسب و کار و فعالیت تجاری. یک فرد هر روز با افراد بسیاری از جمله رئیس، همکار یا مشتری ارتباط برقرار می­کند. داشتن مهارت­های برقراری ارتباط در هر شغلی ضروری است.

هر فرد باید نحوه­ی برقراری ارتباط در حالت­های مختلف را فرا بگیرد. امروزه گفتگوی رودررو کمرنگ‌­تر شده است و در بسیاری از موارد ارتباطات دیجیتالی جایگزین آن شده است. برقراری ارتباط از طریق پیام، تلفن، ایمیل، رسانه­‌های اجتماعی، تماس ویدیویی یا هر رسانه دیجیتال دیگر یک مهارت است.

از افراد انتظار می­رود هنگام برقراری ارتباط یا مکالمه با دیگران، انواع مهارت­ها را بکار گیرند. مخصوصا در محیط کسب و کار و تجارت از یک کارمند انتظار می­رود به مهارت­های مکالمه مسلط باشد تا یک کارمند نمونه محسوب شود.

هم چنین توانمند بودن در برقراری ارتباط موثر به کاهش تعارض نیز کمک می­کند. تنش­ها و درگیری­های روزمره برای همه‌­ی افراد پیش می­آید. در این موارد مسلط بودن به مهارت گفتگوی موثر کمک می­کند تا فرد درگیری و اثرات آن را به طور قابل توجهی کاهش دهد.

مهارت برقراری یک مکالمه‌­ی موثر به شما اجازه می­دهد تا خود را به عنوان یک شخصیت تثبیت نمایید. با داشتن مهارت­های ارتباطی است که یک رهبر می­تواند بر کارکنانش اثر بگذارد و مثبت نگری را در فرهنگ سازمانی جا بیندازد.

9 راه برای بهبود مکالمه

اگر چه برای بهبود مهارت­های مکالمه راه­های بیشماری وجود دارد، موارد زیر چند مورد مهم از آن­هاست:

1- قدردانی

زمانی که با یک فرد دیگر وارد مکالمه و برقراری ارتباط می­شوید، اول به یاد داشته باشید که با یک انسان سر و کار دارید. هر فرد قبل از این که همسر، همکار، رئیس یا مشتری شما باشد یک انسان است.

انسان ارگانیسمی پیچیده است از افکار و احساسات گوناگون. شما ممکن است شخصی را سال­ها بشناسید اما این بدان معنا نیست که می­توانید آن شخص را به صورت کامل پیش بینی کنید.

سعی کنید هر از گاهی فرد مقابل خود را به خاطر احساسات، زیبایی، مهربانی، شوخ طبعی و یا هر احساس دیگری که از خود نشان می­دهد تحسین کنید. مکالمه با دیگر افراد مانند مکالمه با یک ربات چت آنلاین نیست.

به هر صورتی که فکر می کنید، باید بدانید که شخص مقابل شما یک شخص متمایز باقی خواهد ماند. شما باید به چشمان او نگاه کنید و بگویید که قدردان آن ها هستید و کیفیت حضور آن فرد در زندگی شما با کیفیت حضور دیگران فرق می­کند و همین ویژگی‌­های خاص آن­هاست که برای شما ارزشمند است.

باید به آن­ها بگویید از این که در حضور آن­ها هستید افتخار می­کنید و به آن­ها اعتماد دارید.

2- قصه گویی

هر چقدر به مهارت داستان گویی تاکید شود باز هم نمی­توان اهمیت آن را به درستی نشان داد. انسان­ها به خوبی با داستان­ها ارتباط برقرار میکنند و همه‌­ی توجه خود را به آن­ها می­دهند. داستان­ها احساسات را هدف قرار می­دهند و همدلی را در افراد بیشتر می­کنند.

داستان سرایی در تجارت نیز مورد استفاده قرار می ­گیرد و اصطلاحا به آن داستان سرایی تجاری می­گویند. برندهای موفق همیشه داستان منحصر به فرد خود را دارند که برای ارتباط با مشتریان مورد استفاده قرار می­گیرد. رهبری گفتگو با داستان آن را بسیار جالب تر می­کند.

داستان سرایی اتصالی مشترک برای گوینده و شنوده ایجاد می­کند. همچنین داستان گویی برای بروز جنبه انسانی در مکالمه و ارتباط ضروری است.

این مهارت را باید همه­‌ی افراد بیاموزند و در مکالمات خود مورد استفاده قرار دهند . معمولا سوالاتی که پایان باز دارند منجر به قصه گویی می شوند و به ما کمک می­کنند تا ارتباط عمیق­تری را شکل دهیم و احساساتی از قبیل تعجب، لذت، هیجان را نشان دهیم. داستان سرایی تجاری هدفی کاملا جدا از اهداف گفته شده دارد.

بازاریابان و فروشندگان برای برقراری ارتباط با مشتریان از داستان سرایی در کسب و کار خود استفاده می­کنند. داستان سرایی باعث می‌شود که مصرف کنندگان از دیدگاه انسانی یک برند یا محصول را درک کنند و با آن ارتباط برقرار کنند.

داستان­ها گفت و گوها را هیجان انگیزتر و لذت بخش تر می­کنند و در صورت استفاده صحیح می­توانند در ایجاد روابط عمیق و پایدار بسیار کمک کنند.

3. مهارت گوش دادن

در حالی که مکالمه با گفتگو شکل می­گیرد، فقط جنبه ی صحبت کردن ندارد. اگر هر دو طرف صحبت کنند، چیزی به جز سر و صدا به وجود نمی­آید. باید یکی از طرفین شنونده باشد. شنیدن هنگامی رخ می­دهد که کسی با شما صحبت می­کند و شما گوشی همراه خود را چک می­کنید.

در این حالت کلمات از گوش شما دریافت می­شوند اما توسط مغز تحلیل نمی­شوند. این حالت را شنیدن می­‌نامیم و با گوش دادن بسیار متفاوت است . در گوش دادن صحبت­های گوینده را می­فهمید و مطابق آن پاسخ می­دهید.

یادگیری مهارت گوش دادن برای برقراری یک مکالمه موفق ضروری است. گوش دادن به ما کمک می­کند دیدگاه طرف مقابل را درک کنیم و از حالت­‌هایی که صحبت ما نتیجه بخش نباشد دوری کنیم.

مکالمه باعث می­شود که همه ی افراد درگیر، به صحبت کردن بپردازند و اگر این کار را نکنند، درک آن دشوار است. مکالمه فقط در صورتی با موفقیت انجام می­شود که گوش دادن نیز مانند صحبت کردن انجام شود. یادگیری مهارت گوش دادن به صبر و تلاش نیاز دارد اما پس از پیشرفت در این زمینه می توانید پاداش­های خارق العاده‌­ای از آن بگیرید.

در تجارت نیز مهارت گوش دادن یکی از مهم­ترین مهارت­های رهبری است. تنها با داشتن مهارت گوش دادن است که می­توانید بفهمید مشتری چه خواسته‌­ای از شما دارد. در بازاریابی همه چیز در مورد گوش دادن به مشتری و فهمیدن خواسته‌­های اوست.

4. واژگان متناسب

نقش استفاده از واژگان خوب و متناسب را دست کم نگیرید. یک ایده را می­توان به روش­های مختلف منتقل کرد و بسته به این که از چه واژگانی استفاده می­‌کنید تاثیرات متفاوتی روی افراد خواهد داشت.

مقصود را می­توان به روش­های متفاوت به افراد رساند که تاثیرات متفاوتی را بر جای خواهد گذاشت. به عنوان مثال گفتن “عملکرد شما بد است.” تاثیر منفی روی فرد خواهد گذاشت. این نوع از انتقاد باعث شروع یک مکالمه منفی خواهد بود و جز به مشاجره و بحث منفی نمی­‌تواند به روش دیگری پایان یابد.

در این حالت ممکن است فرد احساس توهین کند. که می­توان با استفاده از جمله‌­ی ” بیایید در مورد این که چگونه می­توانیم عملکرد شما را در این زمینه بهبود دهیم صحبت کنیم” میزان موفقیت خود را در برقراری ارتباط به صورت مشهودی افزایش دهیم.

طرف مقابل با شنیدن این جمله حالت تدافعی به خود نمی‌گیرد زیرا این جمله حسن نیت و تمایل گوینده برای حل مسئله را نشان می­دهد. پیام به همان شکل باقی مانده است اما تغییر واژگان تاثیری بسیار متفاوت بر شنونده گذاشته است.

به همین ترتیب برای دستیابی به هدف خود در مکالمه، باید اطمینان حاصل کنید که از واژگان صحیح و مناسب استفاده می­کنید. سوء تعبیر و سردرگمی شنونده ممکن است ناشی از نادرست بودن کلمات استفاده شده باشد.

این مشکل در هنگامی که افراد گویش­‌های متفاوتی دارند نیز زیاد به وجود می­آید. ممکن است کاربرد کلمه­‌ای در یک گویش کاربردی متفاوت با گویش دیگر داشته باشد و کلمه حالتی اهانت آمیز یا غیررسمی داشته باشد. بنابراین باید این تفاوت­ها را نیز در گفت و گو لحاظ کرد. برای مثال یک مشکل مشترک در زبان انگلیسی که بریتانیایی­‌ها از آن استفاده می­کنند و زبان انگلیسی که آمریکایی­ها به کار می­برند، این است که گاهی اوقات نمی­توانند یکدیگر را درک کنند.

5. سوال کنید و صبور باشید

سوال مناسب می­تواند کلید شروع و همچنین ادامه گفت و گو باشد. یک سوال توصیفی می­تواند شروع کننده­ی یک پاسخ طولانی و گسترده باشد و سوالی کوتاه پاسخ ما را به پاسخی مشخص می­رساند.

سوالات درست باید در زمان مناسب و از شخص مناسب پرسیده شوند. پرسشگر نیز بایستی نسبت به پاسخی که انتظار شنیدن آن را دارد، آگاه باشد.

به طور مثال در تجارت و بویژه در فروش محصولات، در ابتدا بایستی از مشتری سوالاتی تشریحی و توصیفی پرسیده شود. این سوالات به مشتری در بیان خواسته‌­های خود کمک می­کند و فروشنده نیز می­تواند با دریافتن نکات مرتبط، مسیر پیشبرد تجارت را هدایت نماید.

از سوی دیگر، هنگامی که فروشنده در مراحل پایانی عقد قرارداد قرار گرفته است، پرسش­های کوتاه پاسخ بسیار کمک کننده خواهند بود. البته این پرسش­ها بایستی مبتنی بر جریان مکالمات نیز باشند.

تحت هر شرایطی، پرسیدن سوال در یک طرف و صبور بودن هم در طرف دیگر نیاز است. پس از پرسیدن سوال، پرسشگر بایستی به اندازه کافی صبور باشد تا پاسخ دهنده بتواند به راحتی جواب مناسب را آماده و ارائه کند.

اگر تامل کافی در پرسیدن سوالات وجود نداشته باشد، عملا فرصتی برای دریافت پاسخ نیز وجود نخواهد داشت. حداقل یک الی 3 ثانیه برای گرفتن پاسخ از فرد مقابل باید صبر نمود.

گاهی اوقات این گام ممکن است طولانی تر شود و توصیه می شود هنگامی که فرد مورد پرسش در حال آماده سازی پاسخ خود است، حوصله و صبر خود را افزایش دهید.

6. صادق و روراست باشید

مکالمات عمیق­تر تنها وقتی شکل می­گیرد که هنگام صحبت، صادق و روراست باشید. اگر می­خواهید از لایه سطحی کلام فراتر روید و به لایه­‌های عمیق تر دست یابید که روابط حقیقی در آنجا شکل می­گیرند، بایستی در مکالمات خودِ واقعیتان را بروز دهید.

معمولا در مکالمات از مطرح شدن موضوعات بسیاری همچون شکست­ها و ناتوانی­‌هایمان اجتناب می­کنیم. این موضوعات ممکن است ما را خجالت زده نمایند اما باید در این موضوعات نیز صادق باشید.

اگر چیزی در فرد مقابل وجود دارد که آن را می پسندید بیانش کنید و هم چنین اگر چیزی شما را رنج می­دهد نیز آن را بیان کنید. آسیب پذیر بودن به معنای ضعف نیست و انسان­های شایسته شما را این گونه قضاوت نمی­کنند.

پذیرش آسیب پذیر بودن به شما کمک می­کند، خودتان و ضعف­‌هایتان را بپذیرید و بایستی به فرد مقابل نیز اعتماد نمایید که او نیز شما را اینگونه می­پذیرد. این ضعف هنگامی که شما با خود صادق و روراست باشید، به نوعی جبران می­شود.

مهم است به خاطر داشته باشید، موجودی که در طرف دیگر مکالمه قرار دارد نیز یک انسان است همانند ما. صداقت کلید ارتباط موثر با سایر افراد است و این مسیری است که در آن می­توانیم با دیگران همگام شده و رابطه برقرار کنیم.

7. نگرش بدون قضاوت

همه ما دوست داریم که شنیده شویم و به عنوان انسان همواره به دنبال آن هستیم که به حساب آورده شویم. تک تک ما علاقمندیم که مورد پذیرش قرار گرفته­ و ارزشمند به شمار آییم. این موضوع میسر نیست جز با داشتن نگرشی بدون قضاوت.

بایستی درک کنیم فردی که با او در حال صحبت هستیم به سادگی یک انسان مانند خود ماست. او نیز مانند ما نقص­هایی دارد و این موضوع کاملا پذیرفتنی است تا زمانی که فرد به آن آگاه باشد و در حال تلاش برای از بین بردن نواقص خود باشد.

استفاده از نواقص فرد علیه خودش اقدامی بسیار ناپسند است. اجازه دهید که فرد از صمیم قلبش با شما سخن بگوید. هر فردی ممکن است عصبانی، احساساتی، هیجان زده یا سردرگم شود و یا هر حس دیگری را تجربه کند، اما هیچگاه نباید قضاوت شود.

بایستی با دلسوزی تمام و بدون پیش داوری به درک فرد مقابل اهتمام ورزید. سعی کنید که به هیچ وجه فرد مقابل را سرکوب یا ناراحت نکنید.

در صورتی که نتوانید کنترل خود را حفظ نمایید، فرد مقابل احساس درک نشدن نموده و خود واقعی خویش را از نظر پنهان می­کند. بایستی حمایتگر و مهربان باشید و اگر فردی با شما در مکالمه­ای رو راست است، آن را به عنوان اتفاقی خوب برداشت نمایید. این صداقت نشان دهنده‌­ی این است که آن­ها به شما اعتماد دارند.

اگر طرف مقابل را قضاوت نمایید، عملا اعتماد ایجاد شده را به هم زده­‌اید. این باعث می­شود که طرف مقابل پس از این تجربه ناخوشایند اعتماد خود را از دست بدهد. بنابراین خیلی مهم است که قضاوت گری و پیش داوری را کنار بگذارید.

8. میزان نصیحت­هایتان را محدود کنید

این یک حقیقت ساده و واضح است که هیچ کس پذیرای نصیحت­های پرتکرار شما نیست. نصیحت نخواسته احتمالا بدترین چیزی است که می­توانید به دیگران تقدیم کنید.

اگر  افراد به توصیه‌­تان نیاز داشته باشند، قطعا به صراحت از شما خواهند پرسید. شما ممکن است که تجربه بسیاری داشته باشید و گذر فصول متعدد و باران­های فراوانی را دیده باشید، اما با این همه این حق را ندارید که هر کس را دیدید نصیحت کنید.

گاهی اوقات فرد مقابل می­خواهد با شما صحبت کند اما اگر شروع به نصیحت کرده­اید، باید این عمل را متوقف کنید. این روشنگری خود تحمیل شده همیشه به کار نمی­آید و در خیلی از مواقع آزاردهنده نیز خواهد بود.

اگر هم صحبت شما راجع به کمبودها، نواقص یا ضعف­های خود با شما سخن می­گوید، نباید او را نصیحت نمایید. سعی در درک او داشته باشید بجای آنکه بخواهید مستقیما او را نصیحت کنید. نظرات خود برای اصلاح را سریعا مطرح ننمایید، چرا که این­ها چیزهایی نیستند که طرف مقابل انتظارش را بکشد. او اینجاست تا از خودش با شما بگوید.

نه نیاز است به او دریایی از همدلی بدهید نه او را با بارانی از نصیحت غرق کنید.

نفس عمیق بکشید و پاسختان را محدود کنید. اگر شما آن­قدر خردمند هستید که ادعا می­کنید، شنونده خوبی خواهید بود به جای آنکه نصیحت­گر خوبی باشید.

9. سرنخ­های غیر کلامی

بیشتر ارتباطات انسانی به صورت غیر کلامی رخ می­دهند. بیش از 60 تا 70 درصد ارتباطات بجای آنکه از طریق کلام رخ دهند، به صورت غیر کلامی هستند. فرد ممکن است قصد گفتن چیز دیگری را داشته باشد، اما ژست­های غیر کلامی او معنای کاملا متفاوتی را انتقال دهند.

با فرد مقابل ارتباط چشمی برقرار کنید و این ارتباط را حفظ نمایید. به واکنش­های غیرکلامی او توجه داشته باشید؛ چرا که آن­ها احساسات حقیقی وی را آشکار میسازند.

به طور مثال فرد ممکن است در کلام بسیار مطمئن و با اعتماد به نفس باشد، اما تکان دادن دائمی پایش نشان از اضطراب او دارد. گاهی اوقات حتی شدت و نوای صدای طرف مقابل، اطلاعات بیشتری را از کلامش به شما منتقل میکند.

بر روی فرد مقابل تمرکز کنید، به مکالمه توجه کنید، در لحظه حضور داشته باشید و هر چه را می­توانید دریافت نمایید.

نتیجه گیری

توانایی­های ارتباطی و مکالمه ستون فقرات موفقیت در هر سازمانی هستند. جدا از سازمان، مهارت­های ارتباطی برای هر فرد به جهت توسعه فردی و حرفه­ای ضروری است.

این مهارت­ها می­توانند تقریبا در هر موقعیتی به کار گرفته شوند و برای هر فردی کاربرد دارند، چرا که در هر موقعیتی از یک سخنگوی ماهر استقبال می­شود.